OSINKO – osaamisen innovatiivinen kehittäminen kiinteistöalalla

Työtä tehdään nykyään monenlaisissa tiloissa.  Oman työhuoneen lisäksi ja ohella sitä tehdään kotona, kahviloissa, avokonttorissa ja monitilatoimistoissa. Koska työnteko ei ole sidoksissa enää yhteen tiettyyn paikkaan, se tuo vaatimuksia myös työtilojen suunnitteluun. Tilojen tulee tukea yksilötyön lisäksi myös tiimi- ja projektityötä puhumattakaan verkostomaisesta työstä, jota tehdään asiakkaiden, muiden sidosryhmien ja jopa kilpailijoiden kanssa.

Ei ole siis ihme, että monipaikkaisen ja liikkuvan tietotyön tarpeisiin kehitetyt monitilatoimistot ovat yleistyivät nopeasti Suomessa. ID Helsinki –tapahtumassa puhuneiden työterveyslaitoksen tutkijoiden Virpi Ruohomäen ja Leena Aallon mukaan niillä tarkoitetaan tietotyön murroksen synnyttämää uutta, joustavaa ja muunneltavaa tilakonseptia.

Monitilatoimistojen taustalla vaikuttavat tilatehokkuuden vaatimukset ja tilakustannusten säästö sekä energiatehokkuuden tavoitteet. Tilojen kehittämisellä pyritään ja usein myös onnistutaan edistämään parempia työsuorituksia ja parantamaan kustannustehokkuutta. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että tilat suunnitellaan aina organisaation ja siellä tehtävän työn mukaan.

Osallistuva suunnittelu, yhteistyö ja muutosjohtaminen ovat onnistumisen edellytyksiä, korostaa Ruohomäki. Tähän liittyy oleellisesti se, että sovitaan yhdessä säännöt, joilla tiloja käytetään, varmistetaan, että kaikki tuntevat säännöt ja tietävät mitä tiloja käytetään mihinkin.

Motitilatoimistoja suunniteltaessa on otettava huomioon siellä työskentelevien hyvinvointi. Tilan pitää olla turvallinen ja terveellinen ja sen pitää tukea sekä yksityisyyttä että yhteisöllisyyttä. Tilan pitää mahdollistaa oma henkilökohtainen hallinnan tunne, luoda yksityisyydelle riittävät mahdollisuudet.

Erilaiset tarpeet työnteolle täytetään usein tarjoamalla erilaisia vyöhykkeitä ja tiloja eri tehtäviin, tiivistää Aalto. Ideointiin ja luovaan työskentelyyn inspiroivia tiloja, hiljaisia huoneita työrauhaa ja keskittymistä vaativiin tehtäviin ja elpymiseen. Siitä, miten näillä periaatteilla luodut toimistotilat toimivat käytännössä, on kuitenkin vain vähän tietoa. Julkaistuista tutkimustuloksista  osa on vielä ristiriitaisia.  Esimerkiksi hollantilaisessa seurantatutkimuksessa muutos omista huoneista monitilatoimistoon osoitti vuorovaikutuksen parantuneen mutta keskittymistä vaativan työn vaikeutuneen ja tuottavuuden vähentyneen. Lisää tutkimusta suunnittelun edellytyksistä tarvitaan siis lisää.